Office Manager

Voor een veelzijdige organisator die overzicht brengt, servicegericht is en graag werkt in een omgeving met maatschappelijke betekenis.

Museum Sophiahof is hét communitymuseum in Den Haag, gewijd aan het gedeelde koloniale- en migratieverleden van Nederland en voormalig Nederlands-Indië. Hier komen herinnering, dialoog en toekomst samen. Het museum is een ontmoetingsplek voor mensen met een band met deze geschiedenis én een werkplek voor organisaties die dit erfgoed levend houden.

Stichting beheer Sophiahof (SbS) beheert het monumentale pand aan de Sophialaan in Den Haag en is verantwoordelijk voor de exploitatie, organisatie en dagelijkse bedrijfsvoering. SbS voert daarnaast het merk Museum Sophiahof, waarmee het gebouw zich profileert als plek voor ontmoeting, tentoonstelling en publieksprogramma's. Om onze bedrijfsvoering verder te versterken, zoeken wij een proactieve en doortastende:

Office Manager

36 uur per week

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben je een onmisbare schakel in het dagelijks reilen en zeilen van onze organisatie. Je ondersteunt de directeur, onderhoudt contact met vrijwilligers, bent het eerste aanspreekpunt voor huurders en leveranciers, en zorgt ervoor dat de interne processen soepel verlopen. Je:

• Biedt administratieve ondersteuning aan de directeur en het bestuur, waaronder agendabeheer, correspondentie, vergaderingen en notuleren;
• Helpt bij contractbeheer en factuurverwerking;
• Bent aanspreekpunt voor huurders en faciliteert hun werkplek: je beheert kantoor- en vergaderruimten en signaleert verbeterpunten op facilitair gebied;
• Coördineert het inroosteren van vrijwilligers en beheert het roosterprogramma;
• Zorgt voor het dagelijkse reilen en zeilen van de kantoororganisatie, zoals voorraadbeheer, bestellingen, facturatie en HR-ondersteuning;
• Denkt mee over verbetering van werkprocessen en draagt bij aan teamactiviteiten en een prettige werksfeer.

Wat neem je mee?

Je bent een energieke professional met gevoel voor organisatie, mensen en kwaliteit. Je werkt zelfstandig, maar weet ook wanneer je moet afstemmen. Je:

• Hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau en ervaring in een administratieve of ondersteunende functie;
• Hebt affiniteit met werken binnen een culturele, maatschappelijke of dienstverlenende context;
• Bent nauwkeurig, flexibel en weet overzicht te houden in een dynamische omgeving;
• Communiceert helder en klantgericht – zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Voelt je thuis in een ondersteunende rol waarin je ontzorgt, organiseert en vooruitdenkt;
• Kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en voelt je verantwoordelijk voor het geheel;
• Hebt affiniteit met het erfgoed van voormalig Nederlands-Indië en de gemeenschappen die daarmee verbonden zijn.

Wat krijg je van ons?

• Een dienstverband van 36 uur per week, in eerste instantie voor één jaar, met uitzicht op verlenging;
• Salaris volgens de Museum cao 2024–2026, schaal 8–10 (afhankelijk van ervaring);
• 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering;
• Een inspirerende werkplek in een monumentaal pand in hartje Den Haag;
• Een klein en betrokken team, ruimte voor eigen initiatief en nauwe samenwerking met erfgoed- en cultuurpartners.